STADGAR FÖR VÄSTRA MÄLARDALENS SLÄKTFORSKARE

Med säte i Köping.
Verksamhetsområdet omfattar huvudsakligen Västra Mälardalen.
Föreningens organisations nr: 817606-4142
Föreningen bildades 2001

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

§1 Ändamål
Föreningen, som är en ideell förening, har som ändamål att främja släkt- och historieforskningen i kommunerna Köping, Arboga och Kungsör med omnejd.

§2 Sammansättning
Föreningen består av de fysiska personer, med intresse för släkt- och historieforskning, som har upptagits i föreningen som medlemmar.

§3 Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.

§4 Firmateckning
Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör var för sig eller styrelsen i föreningen.

§5 Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår är kalenderår. Föreningens räkenskaper skall per den 31 december varje år sammanföras i förenklat årsbokslut.

§6 Stadgetolkning
Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen.

§7 Skiljeklausul
Talan i tvist mellan medlem och föreningen får inte väckas vid allmän domstol. Sådan tvist skall, utom i fall då annan särskild ordning är föreskriven, avgöras enligt lagen om skiljeförfarande. Dock skall följande gälla rörande kostnaderna för skiljeförfarandet. Vardera parten svarar för egna kostnader liksom för kostnaderna för den skiljeman man utsett.

§8 Stadgeändring
Vid stadgeändring erfordras tvåtredjedels majoritet i röstning vid två på varandra följande sammanträden med minst 14 dagars mellanrum. Det ena sammanträdet skall vara årsmöte.Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen.

§9 Upplösning av föreningen
För upplösning av föreningen krävs beslut på två på varandra följande ordinarie årsmöten med minst 3/4 av antalet avgivna röster.
I beslut om upplösning av föreningen skall fördelningen av föreningens tillgångar och handlingar beslutas på årsmötet.FÖRENINGENS MEDLEMMAR

§10 Medlemskap
Förening är öppen för alla fysiska personer. Medlem skall följa föreningens stadgar och föreskrifter. När medlemsavgiften är erlagd är personen medlem och förs in i medlemsförteckningen.
Medlemsavgift skall vid förnyelse erläggas inom 30 dagar från fakturadatum.

§11 Utträde
Medlem som vill utträda ur föreningen, skall skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Medlem som inte har betalat förnyad medlemsavgift senast den 31 mars får anses ha begärt sitt utträde ur föreningen. Medlemskapet upphör i sådant fall genom att personen avförs från medlemsförteckningen.

§12 Uteslutning
Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att denne har försummat att betala av årsmötet beslutad medlemsavgift, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, eller uppenbarligen skadat föreningens intressen.
Beslutet om uteslutning får inte fattas utan att medlem fått tillfälle att yttra sig.

§13 Medlems rättigheter och skyldigheter
Medlem

• har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna
• har rätt att lämna motion till årsmötet
• har rätt till information om föreningens angelägenheter
• skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattats av föreningsorgan
• har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen
• skall betala medlemsavgift samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen
• godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med föreningens integritetspolicy

ÅRSMÖTE och EXTRA ÅRSMÖTE

§14 Tidpunkt, kallelse
Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av februari månad.
Styrelsen får besluta om årsmöte ska äga rum som fysiskt möte, eller som distansmöte, eller som en kombination av dessa. Medlem, som närvarar på distans, har samma rättigheter och skyldigheter som fysiskt närvarande medlem.
Styrelsen ansvarar för att rimliga kontroller av identitet och medlemskap genomförs oberoende av mötesform.
Kallelse till årsmötet med angivande av datum och plats, samt metod för distansmöte om sådant förekommer och förslag till föredragningslista skall av styrelsen senast tre veckor före mötet tillställas medlemmarna på följande sätt;
Kallelse anslås på föreningens webbsida och i medlemstidningen AnSpråket.
Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen.

§15 Förslag till motioner att behandlas av årsmöte
Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmöte. Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över förslaget.

§16 Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt
Medlem som har betalt medlemsavgiften och under mötesåret fyller lägst 15 år har rösträtt på möte. Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud. Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.

§17 Beslutsförhet
Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.
Detta gäller oavsett om närvaro sker fysiskt eller på distans.

§18 Beslut och omröstning
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering).
Vid lika röstetal gäller det förslag som biträds av ordföranden vid mötet.
Styrelsen ansvarar för att en lämplig metod används vid omröstningar, oavsett om det är öppen eller sluten omröstning och om närvaro sker fysiskt eller på distans.

§19 Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen.
Anställd i föreningen får dock inte väljas till ledamot av styrelsen, valberedningen eller till revisor i föreningen.

§20 Ärenden vid årsmötet
Vid årsmötet skall följande behandlas och protokollföras:

1. Fastställande av röstlängd för mötet (vem som har rösträtt).
2. Val av rösträknare.
3. Val av ordförande för mötet.
4. Val av sekreterare för mötet.
5. Val av protokolljusterare.
6. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
7. Fastställande av dagordning.
8. Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret.
9. Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret.
10. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
12. Fastställande av verksamhetsplan för verksamhetsåret.
13. Fastställande av budget för räkenskapsåret.
14. Fastställande av medlemsavgift för det nästkommande verksamhetsåret.
15. Behandling av styrelsens förslag (propositioner) och i rätt tid inkomna förslag från medlemmarna (motioner).
16. Beslut om antalet styrelsemedlemmar för det nästkommande verksamhetsåret.
17. Val av styrelsemedlemmar
    1. Ordförande
    2. Vice ordförande
    3. Kassör
    4. Sekreterare
    5. Materielansvarig
    6. Ledamöter
    7. Suppleanter
18. Val av 2 revisorer jämte 1 suppleant.
19. Val av 3 ledamöter i valberedningen, av vilka en skall utses till sammankallande.

21 Extra årsmöte
Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när revisorerna eller minst en femtedel av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning skall göras skriftligen och innehålla skälen för begäran. När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall den inom 3 veckor utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling.

STYRELSEN

§22 Sammansättning
Styrelsen består av minst 5 ordinarie ledamöter samt 2 suppleanter.
Antalet ledamöter för nästkommande verksamhetsår, fastställs på varje årsmöte.
De ordinarie är:
ordförande, vice ordförande, sekreterare, kassör, materielansvarig och övriga ledamöter.
Styrelsemedlemmarnas mandattid är 2 år.
Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt.

§23 Styrelsens åligganden
När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall - inom ramen för dessa stadgar - svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen.
Det åligger styrelsen särskilt att

• tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas
• förbereda och hålla årsmöte
• verkställa av årsmötet fattade beslut
• planera, leda och fördela arbetet inom föreningen
• ansvara för och förvalta föreningens material och penningmedel
• sekreteraren för protokoll
• kassören upprättar ekonomisk redovisning
• tillställa revisorer räkenskaper

§24 Kallelse, beslutsmässighet och omröstning
Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
Vid sammanträde skall protokoll föras.
Protokoll skall justeras av särskilt utsedd protokolljusterare. Avvikande mening skall antecknas till protokollet.

REVISORER

§25 Sammansättning, åligganden
Revisorerna består av två ordinarie revisorer och en revisorssuppleant, valda på 1 år av årsmötet. Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar.
Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet. Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 2 veckor före årsmötet. Över sin granskning skall de angiva utlåtande, som skall innehålla yttrande i fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.

VALBEREDNINGEN

§26 Sammansättning, åligganden
Valberedningen består av tre ledamöter, varav en sammankallande, valda på 1 år av årsmötet.
Valberedningen har att till årsmötet avge förslag till de val som skall förekomma vid årsmötet.
Senast 2 veckor före årsmötet skall valberedningens förslag delges styrelsen.

Ändringshistorik:
VMS stadgar antagna 2001
Reviderades 2012
Reviderade och antagna vid VMS årsmötet 2022-02-16

Stadgar för Västra Mälardalens Släktforskare

VMS stadgar Rev 2022